[okbr coord] Bem-vindos à lista de coordenação da Open Knowedge Brasil!

Segunda Agosto 3 15:22:56 UTC 2015

Prezados,

gostaria primeiramente de dar boas-vindas para todos vocês aqui nessa lista
de coordenadores da Open Knowledge Brasil. Temos aqui a lista que enviei
nas boas-vindas, com os principais coordenadores de projetos e prestadores
de serviços para o núcleo da organização (alguns como voluntários, como
atualmente comunicação e sysadmin).

Como devem estar acompanhando, eu e o Conselho Deliberativo da OKBR estamos
construindo nossa governança (= Grupo de Trabalho de Governança = GT). Na
medida em que o GT foi definindo questões que dizendo respeito aos
coordenadores e prestadores de serviços, levantaremos aqui na lista para
consulta. Quero também marcar uma reunião com todos vocês e alguns já tenho
falado em particular. *Suas opiniões para melhorarmos o funcionamento da
organização são muito importantes*!

Gostaria já levantar alguns pontos.

*Pagamentos*

Nesse documento estão algumas instruções sobre pagamentos
<http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Pagamentos>. Sempre que sofrer
alterações substanciais, vamos enviar aqui na lista. Por favor, sempre que
forem contratar um prestador de serviços, informe para ele seguir esse
documento.

Se tiverem alguma dúvida, entre em contato com a Salma pelo e-mail
financeiro em okfn.org.br ou salma em okfn.org.br. Se tiverem alguma dúvida sobre
contabilidade, entrem em contado com o Raul torres, nosso contador, pelo
e-mail contador em okfn.org.br ou raul em okfn.org.br.

*Reembolsos*É muito importante que guardem em papel todos comprovantes que
servirão para reembolso. Vocês precisam enviar para o endereço descrito nesse
documento <http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Pagamentos#Reembolso>.

*Novidade*: para facilitar o trabalho do financeiro, vamos usar a
ferramenta expensiffy <http://expensify.com/>. Ele é fácil de usar para
digitaliizar as notas (restaurante, táxi etc.) e já enviar um relatório
para o e-mail pagamentos em okfn.org.br. Tem um aplicativo para celular
gratuito, só buscar por 'expensify'.

Agradeço ao Marco Túlio por ter informado sobre essa excelente ferramenta,
também usada pela Open Knowledge Internacional.

*Política de viagens*
Ainda precisamos construir esse documento, mas gosto da política da
Wikimedia Foundation <https://wikimediafoundation.org/wiki/Travel_policy>.
Ainda preciso alinhar com o financeiro sobre o uso do nosso cartão de
crédito, no momento em minha posse. Se alguém precisar usar em breve algum
pagamento de hotel ou passagem aérea, entre em contato com a Salma e eu
para fazermos isso o quanto antes.

*Acompanhamento de tempo e orçamento*
Cada coordenador é quem ficará responsavel em acompanhar o tempo de
trabalho, entregáveis e orçamento do seu projeto. Temos na seguinte página
<http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Financeiro> os links relevantes
com planilhas de todos projetos da organização, inclusive das finanças do
núcleo. Isso estará, em breve, na página oficial da OKBR, a saber,
br.okfn.org.

*Sugestão*: vamos ter que definir um padrão para acompanhar o tempo dos
prestadores de serviço da organização. Minha sugestão é usar o Toggl <
https://toggl.com/>, também usado pela OKI e sugerido pelo Marco Túlio
(obrigado!). Eu usei só por um tempo curto em 2012, mas pelo que o Marco e
o Rufus me mostraram, a ferramenta é muito boa para uma visão geral dos
projetos, principalmente quando temos muitos projetos. Claro, se for um
projeto mais curto, o coordenador de projeto gerencia o tempo e pagamento
do prestador de serviço da forma que seja mais eficiente. Mas projetos que
envolvam times maiores e o cronograma seja maior (e. g. Gastos Abertos,
Escola de Dados etc.), precisamos chegar numa ferramenta padrão.

*Novidade*: voltaremos a usar o Trello! Aqui está, por exemplo, os espaços
da OKBR <https://trello.com/b/UI3kln4O/open-knowledge-brasil>, da Escola de
Dados <https://trello.com/b/VcldgqGL/escola-de-dados-2015> e do Gastos
Abertos <https://trello.com/b/Pu2u0qGn/gastos-abertos> para terem ideia
como funciona, quem não está acostumado.

*Reuniões periódicas e relatórios*

Vamos estabelecer reuniões periódicas entre todos coordenadores com
projetos ativos. Minha sugestão é que ocorram uma vez por mês, com
relatórios sobre o andamento dos projetos a cada 15 dias. Parece razoável?

Se perceberam que algum projeto está com algum problema para seguir o
cronograma combinado com o financiador, por favor, me contatem
*imediatamente* para ver como podemos resolver a questão.

*Valores pagos pela OKBR*

Essa questão está sendo discutida com o GT e precisamos discutí-la com mais
detalhadamento depois. Será super importante termos em mente nosso caráter
de uma Organização da Sociedade Civil sem fins lucrativos e estabelecermos
critérios bastante claros sobre nossa política salarial e para prestadores
de serviços. Claro, nossa *meta* será termos pagamentos competitivos com o
mercado de empresas. Se captarmos recursos para um projeto que pague um
valor acima da nossa política base, precisamos ter de forma bem clara quais
são os acordos envolvidos.

Por enquanto é isso! Uma boa notícia é que tenho 30 currículos que enviaram
para coordenar o projeto Gastos Abertos. Em breve teremos algum juntando-se
ao time!

Abraços!

Tom
Open Knowledge Brasil - fundador e diretor executivo
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