[okbr coord] Responsabilidades dos coordenadores da OKBR: reunião de alinhamento

Sexta Agosto 7 12:20:14 UTC 2015

Prezados,

gostaria de marcar uma reunião semana que vem com todos vocês para
alinharmos as responsabilidades dos coordenadores de projetos da OKBR e sua
relação com a diretoria da organização. Nessa fase em que estamos refinando
nossa governança, será muito importante contar com o apoio de vocês para
avaliarmos o que deu certo e o que não deu certo nos vários projetos que já
executamos pela OKBR num período tão curto de existência. Noto que há uma
confusão de responsabilidades, em grande parte eu sendo o responsável por
ser inicialmente um faz tudo, mas isso será resolvido assim que tivermos
nosso Guia de Governança pronto.

Crie um doodle <http://doodle.com/cb97cfdi7ksd2esg> propondo reunião terça,
quarta ou quinta nos três horários, 10h, 14h e 17h. Pretendo ser uma
prática da Open Knowledge Brasil termos nossas reuniões mais no horário
comercial, das 9h às 18h, terminando às 19h, excepcionalmente 20h. Isso é
importante para evitar a fadiga e até mesmo o burnout que, como alguns
acompanharam, ocorreu comigo no final do ano passado e começo desse ano
devido a sobrecarga.

Alguns tópicos que gostaria de adiantar para a discussão:

   - autonomia dos coordenadores para os valores pagos pela OKBR e para
   seus próprios valores: pode-se colocar qualquer valor?
   - Oveahead da organização: qual o overhead e porque? Se não consigo
   atingir o overhead, o que faço? o diretor deve me auxiliar ao planejar o
   orçamento do meu projeto? como? (hoje 10%, mas estou discutindo com o
   conselho deliberativo e o financeiro para aumentarmos isso para 15%)
   - sistema de relatório interno e externo dos coordenadores: em que
   espaço ocorrerão os relatório periódicos? Vamos colocar tudo num gdocs
   dentro da pasta do projeto no google drive?
   - sistema de relatório dos prestadores de serviços sob supervisão dos
   coordenadores: vamos usar o toggl sempre? vamos focar nos entregáveis?
   Alguns serviços pouco importam as horas, sendo que o que queremos são os
   entregáveis dentro do cronograma proposto
   - regime de contratação: como a OKBR paga seus prestadores de serviços?
   quem faz os contratos? quem faz a descrição das vagas?
   - responsabilidades em relação ao orçamento dos projetos: o que é sua
   responsabilidade? o que é do financeiro da OKBR?
   - responsabilidades sobre os servidores e domínio: tudo será pago pela
   OKBR? coordenadores de projetos/programas vão ficar de olho no domínio de
   seus próprios projetos ou ficará centralizado na OKBR, como ocorre hoje? e
   se o dinheiro do meu projeto acabar, quem paga o servidor?
   - manutenção dos servidores: como vamos resolver a questão de tudo ser
   mantido de forma voluntária, essencialmente por mim e pelo Edgar? Vamos
   fazer uma vaquinha e contratar alguém

A reunião durará 1 hora. Se não houver um horário onde a maioria possa,
posso fazer duas reunião e resumir tudo num documento só.

Sobre os domínios e servidores, vou tentar ver com os colegas do CCSL da
USP se conseguimos algum estudante para trabalhar como voluntário com algum
certificado nosso. Ou alguma empresa doar horas de trabalho nisso.
Sugestões bem-vindas.

Everton
Open Knowledge Brasil
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