[okbr coord] Responsabilidades dos coordenadores da OKBR: reunião de alinhamento
Everton Zanella Alvarenga
tom em okfn.org.br
Quarta Agosto 12 15:13:43 UTC 2015
Pessoal,
muito obrigado pela participação de todos na reunião de hoje! Acredito que
cobrimos pontos importantes da minha proposta
<https://docs.google.com/document/d/1kuAc_uHltMx_UFgIPiuRL5f9Y0Q6yEsM_vRJGcQnovE/edit>
para discutirmos e é *muito importante esses retornos das lideranças da
OKBR* para que possamos melhorar a governança da OKBR e nossa
profissionalização. Muitos dos pontos aqui discutidos estarão no Guia de
Governança, sendo elaborado pelo GT de governança, assim como outros
levantamentos por parte de agentes de nossa rede, a saber, conselhos,
parceiros, comunidade e núcleo da OKBR.
Não cobrimos todos pontos propostos, mas eu sugiro que eles sejam lidos,
comentados e expandidos. Acredito que muita coisa vai melhorar durante esse
processo e conto com a compreensão para o momento atual, o de passar
algumas informalidades para a formalidade. Teremos, em paralelo ao
cronograma do Guia de Governança (versão 1.0) já anunciado, um documento
sólido ao final desse *processo*.
Os assuntos específicos de cada projeto/programa/prestador de serviço serão
analisados e retornados em breve diretamente com as partes interessadas.
Abraços,
Everton
Coordenadores OKBR: reunião de alinhamento - 12 de agosto de 2015
Participantes confirmados
1.
Everton Alvarenga
2.
Gisele Craveiro
3.
Natália Mazotte
4.
Emerson
5.
Salma Louise
6.
Marco Pires
7.
Alexandre Abdo (entrou no final da reunião)
Ausentes
1.
Raniere Silva - confundiu-se, então não pode dessa vez
Tópicos propostos para discussão (adicionem outros ou comentários):
1.
Coordenadores como um time dentro da OKBR
-
Introdução: apresentação sobre situação da OKBR
-
Governança: por que sua participação é importante?
-
GT de Governança
-
Conselho Deliberativo e Diretor Executivo
-
Conselhos Fiscal e Consultivo
-
Coordenadores
-
Open Knowledge Internacional
-
Parceiros
-
Comunidade (lista de e-mails, voluntários, colaboradores em
geral)
-
Profissionalização: da informalidade para a formalidade
-
Certificação de transparência e auditoria externa
-
Contas abertas
-
Estratégia: alinhamento com a estratégia da OKBR
-
Representação:
-
Muitos chapeus: quando sou OKBR? quando sou organização X? quando sou
voluntário? Quando sou meu programa/projeto? Prestador de serviço?
-
Imagem institucional
-
eventos
-
mídia
-
Coesão e dinâmica de trabalho
-
Ambiente de trabalho
-
satisfação
-
produtividade
-
conflitos
-
respeito
-
diálogo
-
comunicação, comunicação, comunicação
-
Fazendo parte de uma organização
-
O que espero?
b. Relatórios (interno e externo)
-
Coordenadores:
-
relatórios dos coordenadores: semanais? mensais? onde?
-
Horas trabalhadas:
-
sistema toggl <https://toggl.com/> para relatar suas horas? Dos
prestadores de serviço sob sua responsabilidade? Todos casos?
c. Infra-estrutura da OKBR
-
Servidores e domínios: responsabilidades sobre os servidores e domínio:
tudo será pago pela OKBR? coordenadores de projetos/programas vão ficar de
olho no domínio de seus próprios projetos ou ficará centralizado na OKBR,
como ocorre hoje? e se o dinheiro do meu projeto acabar, quem paga o
servidor?
-
Manutenção dos servidores: como vamos resolver a questão de tudo ser
mantido de forma voluntária, essencialmente pelo Everton e pelo Edgar?
Vamos fazer uma vaquinha e contratar alguém? Dinheiro dos associados?
-
Apoio da OKI:
-
qual o apoio da nossa principal parceira?
-
alguma infra-estrutura: páginas web, domínios, suporte de TI,
listas de e-mails
-
experiência em tocar uma organização: aprendizados e trocas
-
marca “Open Knowledge” e outras marcas: nossa responsabilidade
-
Financeiro e contabilidade: responsabilidades da Salma
(administrativo-financerio, salma em okfn.org.br ou financeiro em okfn.org.br)
e do Raul (contabilidade, contador em okfn.org.br ou raul em okfn.org.br)
-
Pagamentos e reembolso
-
Ver em http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Pagamentos
-
Uso do para Expensify <https://www.expensify.com/> para os recibos
-
Orçamento de cada projeto:
-
Ver aqui <http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Financeiro>
-
Diretoria executiva:
-
Contratos com financiadores
-
não deixar para última hora: importância do DE acompanhar todo
processo de negociação
-
Negociação
-
parceiros e financiadores
-
Networking
-
Criar um diretório de contatos
-
Política de viagens
-
Telefone/skype
-
Comunicação:
-
Qual apoio oferecemos?
-
Qual vocês esperam?
-
Mídia social
-
Blogs (OKBR, Escola de Dados e Ciência Aberta)
-
Facebook (OKBR e Escola de Dados)
-
Twitter (OKBR e Escola de Dados)
d. Burocracias
-
Contratos:
-
todos prestadores de serviços, voluntários ou não, principalmente em
projetos financiados, precisarão ter um contrato assinado pelo DE
-
Regime de contratação: como a OKBR paga seus prestadores de
serviços? quem faz os contratos? quem faz a descrição das vagas?
-
Servidores públicos: caso dos professores universitários
(dedicação exclusiva? parcial?)
-
Estagiários: já podemos contratar estagiários? Qual o burocracia
necessária?
-
Voluntários: certificados para voluntários? Quando?
-
Overhead da organização:
-
qual o overhead e por que? Se não consigo atingir o overhead, o que
faço? o diretor deve me auxiliar ao planejar o orçamento do meu projeto?
como? (hoje está em 10% do valor do projeto, mas estou discutindo com o
conselho deliberativo e o financeiro para aumentarmos isso para 15%)
-
Orçamento dos projetos
-
Qual é sua responsabilidade? Qual é do financeiro da OKBR? Qual a
responsabilidade do DE?
-
E-mails
-
Qual devo usar? do meu projeto/programa? da OKBR? quando?
-
Documentos da OKBR
-
Google drive
-
Wiki
Notas
Representação
-
Natalia: está claro quando está fazendo alguma coisa da Escola de Dados
ou algum outro trabalho. Não há problema com a agência que estão criando
(J++). Não incluir treinamento dentro das atividades dessa empresa, pois
isso teria conflito de interesse. Não tem dificuldade em identificar os
diferentes chapeus. Isso não é revelevante.
-
MT: +1
-
Gisele: está mais para ouvir que para falar. Coordenadora de 3 projetos,
na prática é só um. Temos um processo de governança em desenho, mas muitos
já tem projetos aprovados e relacionamento com financiador.
-
Como vão ficar os contratos informais?
-
Como fica o projeto Inesc?
-
Como fica o projeto Ilda? Já está para ser entregue esse mês e tenho
recurso para ser executado
-
Único projeto ativo: Cuidando
-
Como fica a questão de autonomia nesses projetos nessa fase que está
construindo agora sua profissionalização? É a principal dúvida de hoje.
-
Dúvida do Cuidando, mas colocará depois
Ambiente de trabalho
-
Gisele: Temos que partir de uma base onde os processos estejam escritos.
Não demerecendo a parte de comunicação. O que fazer no meio tempo até o
“término” da governança em outubro?
-
Natália: acha que o que tem que ser definido são os relatório que as
pessoas estão tocando os projetos têm que fazer para a OKBR. Mas acho que
cada programa e projeto, o coordenador define a relação com os prestadores
que ficam sob sua supervisão. Não acho que isso interfere na relação com a
OKBR e sua accontability.
-
MT: voltar num ponto que o Tom voltou (respeito, diálogo, resolução de
conflito)
-
sempre procurou agir dessa forma, mas está sentido falta disso por
parte do Everton: cabia uma ligação ou algumas atitudes que estão sendo
tomadas
-
Cabe dar o exemplo, não ficar só falando
-
Todo: Tom conversar com MT
Emerson (HackAgenda): se apresentando (estudante do Jorge, começando seu
mestrado para terminar em 2017 sobre hacker e governo aberto)
Organização: O que espero?
-
Emerson:
-
apoio financeiro
-
ideias e colaboração
-
HackAgenda é um site colaborativo
-
Natália:
-
Tom, o que você espera dessa reunião?
-
Pessoas tocam projetos que surgiram delas
-
O que quer dizer os coordenadores fazerem parte de um time?
-
Tom: regularidade da reunião dos coordenadores. sobre os times, estão
organizando a infraestrutura da Open Knowledge e nesse sentido são um time
da OKBr. Na qustão da autonomia, os coordenadores têm que ter autonomia,
mas alinhando algumas questões da accountability. Se tiver 5 pessoas sob
supervisão de um programa, o coordenador vai definir as formas de trabalho
da equipe. Mas devem acordar com o núcleo da open knowledge como o report a
ela deve ser feito.
Projeto “Eu voto”: Ariel deu uma entrevista e não saiu o nome da Open
Knowledge Brasil, então em que momento podemos usar essa questão da
representação pra fortalecer uns aos outros? É nesse sentido que Tom pensa
a questão de ser um time. Importante haver coesão para que tudo ande bem:
projetos sob o guarda-chuva da OKBr e a própria OKBr.
-
Natalia: a gente vai formalizar o que já vinha acontecendo (contrato).
As pessoas vão continuar tocando os projetos, mas o que vai ficar mais
claro é como vão ser feitos os
-
Core é a infraestrutura da organização (servidores, financeiro, DE). Os
coordenadores de projetos não são parte desse núcleo. O contato com a OKI é
feito pelo núcleo. A responsabilidade pelas marcas da OKI é do Tom. Era a
intenção que o coordenador da Escola de Dados fosse parte do núcleo.
Natália está gerenciando a Escola de Dados. Tom acha importante acompanhar
a negociação com os financiadores. É importante que haja acompanhamento.
-
Gisele: tem que formalizar por escrito a relação entre o DE e os
coordenadores. Qual vai ser o cronograma pra isso? COmo esse trabalho se
alinha com o da governança
-
Tom: expectativa é, dps de consultar os atores envolvidos, isso estará
terminado junto com o guia da governança
-
Salma: quer saber dos saldos dos projetos. Como financeiro, quer saber
se os coordenadores têm responsabilidade sobre esse valor. Tem autonomia
pra isso ou não? Até que ponto precisa falar com a OKBr pra ver se tá certo
ou não? Se o coordenador pede, ela faz, no processo atual.
-
Tom: tem sido assim. ex: Mira - Como o tel não tinha experiência com
gerenciamento de projetos tecnológicos, o Tom fez. Tem que ter essa
autonomia, mas tem que ter relatórios periódicos. Vai ter a relação direta
entre o coordenador do projeto e o financeiro, esse processo vai ser mais
claro.
-
Gisele: não está falando do futuro. fala dos já aprovados, onde já tem
verba captada e relacionamento com o financiador. Vai ter essa autonomia?
Vai ter que pedir autorização do Tom?
-
Salma: o medo é esse. Se o coordenador pedir, o financeiro vai executar,
mas como não tem nada escrito, não sabe se isso é o certo a fazer.
-
Tom: tem que ter essa autonomia,que sempre teve, mas temos que ter
cuidado. Os cálculos de como os valores vão ser gastos é do coordenador.
-
MT: pensando em um projeto concreto, como fica a execução da verba da
Hewlett
-
Tom: já temos um recurso. foi assinado com a OKI e houve um
subcontratação para Escola de DAdos.
-
MT: o mesmo caso dos recursos do POD. Com esse da Hewlett, tá
acontecendo um entrave que não acontecia antes.
-
Tom> questão do contrato. Primeiro temos a relação OKBr/Programa e tem a
relação contratual.
-
MT: os coordenadores vão ter autonomia pra aprovar o projeto?
-
Gisele: O ILDA tem R$ 7mil pra ser executado, um projeto cujo produto já
está sendo entregue. Vou ter autonomia pra executar o dinheiro? E qual a
diferença com os outros projetos que já tinham captado?
-
Tom: esse projeto vc já entregou o produto.
-
Gisele: estamos falando de critérios. Então pra alguns projetos que já
têm um cronograma financeiro, entendo que esses acordos deveriam ser
respeitados.
-
Tom: os acordos estão sendo revistos. havia uma coordenação e ela saiu e
está tendo uma outra coordenação
-
MT: já havia sido acordado sobre os entregáveis da Hewlett que o
dinheiro seria executado de outra forma.
-
Tom: as partes são OKI e OKBR
-
MT: vc pode dizer que o que está assinado é isso e deve ser executado
assim. Mas o que foi acordado junto com a pessoa responsável pelo
financiamento (Milena) pode ser executado? O que vc tá dizendo é que vc
quer rever esse acordo do fundo da Hewlett
-
Tom: esse tipo de comunicação deve ser feita por e-mail.
-
MT: vc sabe que essa comunicação não aconteceu e foi tudo verbal.Estamos
num momento de transição, mas vc sabe que naquele momento a formalização
não existiu.
-
MT: fizemos um retiro pra fazer esse programa. Gastamos dois dias pra
discutir sobre isso. Tom estava e participou da construção desse programa.
A pergunta permanece. Qual é o critério?
-
Tom: Toda subcontratação onde houver mudança vai ter que ser formalizada
por escrito. Temos cinco contratos em negociação. Os coordenadores têm que
ter autonomia pra definir como os gastos vão ser feitos.
-
MT: é decepcionante ter que rever o que já foi acordado e discutido no
retiro.
-
Tom: algumas coisas não ficaram claras no encontro
-
Abdo: ainda não entendi se teve uma resposta pra pergunta. Acho q o
Marco falou agora a palavra chave, 'planejamento'. Se há um planejamento
aprovado, não precisa de microgerenciamento pro que tá dentro do planejado.
Esse é o sentido de ter um planejamento.
-
Salma: todos os coordenadores têm o link sobre as formas de pagamento?
achei que todos sabiam da política. seria bom os coordenadores dos projetos
saberem.
-
Gisele: posso usar o CNPJ da OKBr para pedidos de acesso à informação?
Ou para qualquer outra coisa de um determinado projeto?
-
Tom: não há oposição a isso, não vejo algo que possa ser problemático.
Alguém aqui vê algum problema?
-
Gisele: adiantando a questão legal e jurídica de usar o CNPJ numa
interlocução com o poder público. Gostaria de ter esse aval por escrito.
-
Tom: claro, Gisele.
-------------- Próxima Parte ----------
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