[okbr coord] Responsabilidades dos coordenadores da OKBR: reunião de alinhamento
Alexandre Hannud Abdo
abdo em member.fsf.org
Quinta Agosto 13 16:49:22 UTC 2015
Seria muito bom no futuro:
1. que essas reuniões e suas pautas fossem anunciadas publicamente e
abertas para discussão, independente da participação na reunião em si ser
restrita.
2. que houvesse o registro de uma ata na wiki.
A justificativa do primeiro ponto é simples: supor a priori que as melhores
ideias para resolver os problemas vem das pessoas diretamente envolvidas
neles, quando há outras pessoas com inteligência e experiência interessadas
em pensar junto, é má gerência. Isso é independente da questão de por quem
as ideia serão filtradas.
Abs
2015-08-12 12:13 GMT-03:00 Everton Zanella Alvarenga <tom em okfn.org.br>:
> Pessoal,
>
> muito obrigado pela participação de todos na reunião de hoje! Acredito que
> cobrimos pontos importantes da minha proposta
> <https://docs.google.com/document/d/1kuAc_uHltMx_UFgIPiuRL5f9Y0Q6yEsM_vRJGcQnovE/edit>
> para discutirmos e é *muito importante esses retornos das lideranças da
> OKBR* para que possamos melhorar a governança da OKBR e nossa
> profissionalização. Muitos dos pontos aqui discutidos estarão no Guia de
> Governança, sendo elaborado pelo GT de governança, assim como outros
> levantamentos por parte de agentes de nossa rede, a saber, conselhos,
> parceiros, comunidade e núcleo da OKBR.
>
> Não cobrimos todos pontos propostos, mas eu sugiro que eles sejam lidos,
> comentados e expandidos. Acredito que muita coisa vai melhorar durante esse
> processo e conto com a compreensão para o momento atual, o de passar
> algumas informalidades para a formalidade. Teremos, em paralelo ao
> cronograma do Guia de Governança (versão 1.0) já anunciado, um documento
> sólido ao final desse *processo*.
>
> Os assuntos específicos de cada projeto/programa/prestador de serviço
> serão analisados e retornados em breve diretamente com as partes
> interessadas.
>
> Abraços,
>
> Everton
>
>
>
> Coordenadores OKBR: reunião de alinhamento - 12 de agosto de 2015
>
>
> Participantes confirmados
>
> 1.
>
> Everton Alvarenga
> 2.
>
> Gisele Craveiro
> 3.
>
> Natália Mazotte
> 4.
>
> Emerson
> 5.
>
> Salma Louise
> 6.
>
> Marco Pires
> 7.
>
> Alexandre Abdo (entrou no final da reunião)
>
> Ausentes
>
> 1.
>
> Raniere Silva - confundiu-se, então não pode dessa vez
>
>
>
> Tópicos propostos para discussão (adicionem outros ou comentários):
>
>
> 1.
>
> Coordenadores como um time dentro da OKBR
>
>
>
> -
>
> Introdução: apresentação sobre situação da OKBR
> -
>
> Governança: por que sua participação é importante?
> -
>
> GT de Governança
> -
>
> Conselho Deliberativo e Diretor Executivo
> -
>
> Conselhos Fiscal e Consultivo
> -
>
> Coordenadores
> -
>
> Open Knowledge Internacional
> -
>
> Parceiros
> -
>
> Comunidade (lista de e-mails, voluntários, colaboradores em
> geral)
> -
>
> Profissionalização: da informalidade para a formalidade
> -
>
> Certificação de transparência e auditoria externa
> -
>
> Contas abertas
> -
>
> Estratégia: alinhamento com a estratégia da OKBR
> -
>
> Representação:
> -
>
> Muitos chapeus: quando sou OKBR? quando sou organização X? quando
> sou voluntário? Quando sou meu programa/projeto? Prestador de serviço?
> -
>
> Imagem institucional
> -
>
> eventos
> -
>
> mídia
> -
>
> Coesão e dinâmica de trabalho
> -
>
> Ambiente de trabalho
> -
>
> satisfação
> -
>
> produtividade
> -
>
> conflitos
> -
>
> respeito
> -
>
> diálogo
> -
>
> comunicação, comunicação, comunicação
> -
>
> Fazendo parte de uma organização
> -
>
> O que espero?
>
>
> b. Relatórios (interno e externo)
>
>
> -
>
> Coordenadores:
> -
>
> relatórios dos coordenadores: semanais? mensais? onde?
> -
>
> Horas trabalhadas:
> -
>
> sistema toggl <https://toggl.com/> para relatar suas horas? Dos
> prestadores de serviço sob sua responsabilidade? Todos casos?
>
>
> c. Infra-estrutura da OKBR
>
>
> -
>
> Servidores e domínios: responsabilidades sobre os servidores e
> domínio: tudo será pago pela OKBR? coordenadores de projetos/programas vão
> ficar de olho no domínio de seus próprios projetos ou ficará centralizado
> na OKBR, como ocorre hoje? e se o dinheiro do meu projeto acabar, quem paga
> o servidor?
> -
>
> Manutenção dos servidores: como vamos resolver a questão de tudo ser
> mantido de forma voluntária, essencialmente pelo Everton e pelo Edgar?
> Vamos fazer uma vaquinha e contratar alguém? Dinheiro dos associados?
> -
>
> Apoio da OKI:
> -
>
> qual o apoio da nossa principal parceira?
> -
>
> alguma infra-estrutura: páginas web, domínios, suporte de TI,
> listas de e-mails
> -
>
> experiência em tocar uma organização: aprendizados e trocas
> -
>
> marca “Open Knowledge” e outras marcas: nossa responsabilidade
> -
>
> Financeiro e contabilidade: responsabilidades da Salma
> (administrativo-financerio, salma em okfn.org.br ou financeiro em okfn.org.br)
> e do Raul (contabilidade, contador em okfn.org.br ou raul em okfn.org.br)
> -
>
> Pagamentos e reembolso
> -
>
> Ver em http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Pagamentos
> -
>
> Uso do para Expensify <https://www.expensify.com/> para os
> recibos
> -
>
> Orçamento de cada projeto:
> -
>
> Ver aqui <http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Financeiro>
> -
>
> Diretoria executiva:
> -
>
> Contratos com financiadores
> -
>
> não deixar para última hora: importância do DE acompanhar todo
> processo de negociação
> -
>
> Negociação
> -
>
> parceiros e financiadores
> -
>
> Networking
> -
>
> Criar um diretório de contatos
> -
>
> Política de viagens
> -
>
> Telefone/skype
> -
>
> Comunicação:
> -
>
> Qual apoio oferecemos?
> -
>
> Qual vocês esperam?
> -
>
> Mídia social
> -
>
> Blogs (OKBR, Escola de Dados e Ciência Aberta)
> -
>
> Facebook (OKBR e Escola de Dados)
> -
>
> Twitter (OKBR e Escola de Dados)
>
>
>
> d. Burocracias
>
>
> -
>
> Contratos:
> -
>
> todos prestadores de serviços, voluntários ou não, principalmente
> em projetos financiados, precisarão ter um contrato assinado pelo DE
> -
>
> Regime de contratação: como a OKBR paga seus prestadores de
> serviços? quem faz os contratos? quem faz a descrição das vagas?
> -
>
> Servidores públicos: caso dos professores universitários
> (dedicação exclusiva? parcial?)
> -
>
> Estagiários: já podemos contratar estagiários? Qual o burocracia
> necessária?
> -
>
> Voluntários: certificados para voluntários? Quando?
> -
>
> Overhead da organização:
> -
>
> qual o overhead e por que? Se não consigo atingir o overhead, o que
> faço? o diretor deve me auxiliar ao planejar o orçamento do meu projeto?
> como? (hoje está em 10% do valor do projeto, mas estou discutindo com o
> conselho deliberativo e o financeiro para aumentarmos isso para 15%)
>
>
> -
>
> Orçamento dos projetos
> -
>
> Qual é sua responsabilidade? Qual é do financeiro da OKBR? Qual a
> responsabilidade do DE?
> -
>
> E-mails
> -
>
> Qual devo usar? do meu projeto/programa? da OKBR? quando?
> -
>
> Documentos da OKBR
> -
>
> Google drive
> -
>
> Wiki
>
>
>
>
>
>
> Notas
>
>
>
>
>
> Representação
>
>
> -
>
> Natalia: está claro quando está fazendo alguma coisa da Escola de
> Dados ou algum outro trabalho. Não há problema com a agência que estão
> criando (J++). Não incluir treinamento dentro das atividades dessa empresa,
> pois isso teria conflito de interesse. Não tem dificuldade em identificar
> os diferentes chapeus. Isso não é revelevante.
> -
>
> MT: +1
> -
>
> Gisele: está mais para ouvir que para falar. Coordenadora de 3
> projetos, na prática é só um. Temos um processo de governança em desenho,
> mas muitos já tem projetos aprovados e relacionamento com financiador.
> -
>
> Como vão ficar os contratos informais?
> -
>
> Como fica o projeto Inesc?
> -
>
> Como fica o projeto Ilda? Já está para ser entregue esse mês e
> tenho recurso para ser executado
> -
>
> Único projeto ativo: Cuidando
> -
>
> Como fica a questão de autonomia nesses projetos nessa fase que
> está construindo agora sua profissionalização? É a principal dúvida de hoje.
> -
>
> Dúvida do Cuidando, mas colocará depois
>
>
> Ambiente de trabalho
>
> -
>
> Gisele: Temos que partir de uma base onde os processos estejam escritos.
> Não demerecendo a parte de comunicação. O que fazer no meio tempo até o
> “término” da governança em outubro?
> -
>
> Natália: acha que o que tem que ser definido são os relatório que as
> pessoas estão tocando os projetos têm que fazer para a OKBR. Mas acho que
> cada programa e projeto, o coordenador define a relação com os prestadores
> que ficam sob sua supervisão. Não acho que isso interfere na relação com a
> OKBR e sua accontability.
> -
>
> MT: voltar num ponto que o Tom voltou (respeito, diálogo, resolução de
> conflito)
> -
>
> sempre procurou agir dessa forma, mas está sentido falta disso por
> parte do Everton: cabia uma ligação ou algumas atitudes que estão sendo
> tomadas
> -
>
> Cabe dar o exemplo, não ficar só falando
> -
>
> Todo: Tom conversar com MT
>
>
> Emerson (HackAgenda): se apresentando (estudante do Jorge, começando seu
> mestrado para terminar em 2017 sobre hacker e governo aberto)
>
> Organização: O que espero?
>
> -
>
> Emerson:
> -
>
> apoio financeiro
> -
>
> ideias e colaboração
> -
>
> HackAgenda é um site colaborativo
> -
>
> Natália:
> -
>
> Tom, o que você espera dessa reunião?
> -
>
> Pessoas tocam projetos que surgiram delas
> -
>
> O que quer dizer os coordenadores fazerem parte de um time?
> -
>
> Tom: regularidade da reunião dos coordenadores. sobre os times, estão
> organizando a infraestrutura da Open Knowledge e nesse sentido são um time
> da OKBr. Na qustão da autonomia, os coordenadores têm que ter autonomia,
> mas alinhando algumas questões da accountability. Se tiver 5 pessoas sob
> supervisão de um programa, o coordenador vai definir as formas de trabalho
> da equipe. Mas devem acordar com o núcleo da open knowledge como o report a
> ela deve ser feito.
>
> Projeto “Eu voto”: Ariel deu uma entrevista e não saiu o nome da Open
> Knowledge Brasil, então em que momento podemos usar essa questão da
> representação pra fortalecer uns aos outros? É nesse sentido que Tom pensa
> a questão de ser um time. Importante haver coesão para que tudo ande bem:
> projetos sob o guarda-chuva da OKBr e a própria OKBr.
>
> -
>
> Natalia: a gente vai formalizar o que já vinha acontecendo (contrato).
> As pessoas vão continuar tocando os projetos, mas o que vai ficar mais
> claro é como vão ser feitos os
> -
>
> Core é a infraestrutura da organização (servidores, financeiro, DE).
> Os coordenadores de projetos não são parte desse núcleo. O contato com a
> OKI é feito pelo núcleo. A responsabilidade pelas marcas da OKI é do Tom.
> Era a intenção que o coordenador da Escola de Dados fosse parte do núcleo.
> Natália está gerenciando a Escola de Dados. Tom acha importante acompanhar
> a negociação com os financiadores. É importante que haja acompanhamento.
> -
>
> Gisele: tem que formalizar por escrito a relação entre o DE e os
> coordenadores. Qual vai ser o cronograma pra isso? COmo esse trabalho se
> alinha com o da governança
> -
>
> Tom: expectativa é, dps de consultar os atores envolvidos, isso estará
> terminado junto com o guia da governança
> -
>
> Salma: quer saber dos saldos dos projetos. Como financeiro, quer saber
> se os coordenadores têm responsabilidade sobre esse valor. Tem autonomia
> pra isso ou não? Até que ponto precisa falar com a OKBr pra ver se tá certo
> ou não? Se o coordenador pede, ela faz, no processo atual.
> -
>
> Tom: tem sido assim. ex: Mira - Como o tel não tinha experiência com
> gerenciamento de projetos tecnológicos, o Tom fez. Tem que ter essa
> autonomia, mas tem que ter relatórios periódicos. Vai ter a relação direta
> entre o coordenador do projeto e o financeiro, esse processo vai ser mais
> claro.
> -
>
> Gisele: não está falando do futuro. fala dos já aprovados, onde já tem
> verba captada e relacionamento com o financiador. Vai ter essa autonomia?
> Vai ter que pedir autorização do Tom?
> -
>
> Salma: o medo é esse. Se o coordenador pedir, o financeiro vai
> executar, mas como não tem nada escrito, não sabe se isso é o certo a fazer.
> -
>
> Tom: tem que ter essa autonomia,que sempre teve, mas temos que ter
> cuidado. Os cálculos de como os valores vão ser gastos é do coordenador.
> -
>
> MT: pensando em um projeto concreto, como fica a execução da verba da
> Hewlett
> -
>
> Tom: já temos um recurso. foi assinado com a OKI e houve um
> subcontratação para Escola de DAdos.
> -
>
> MT: o mesmo caso dos recursos do POD. Com esse da Hewlett, tá
> acontecendo um entrave que não acontecia antes.
> -
>
> Tom> questão do contrato. Primeiro temos a relação OKBr/Programa e tem
> a relação contratual.
> -
>
> MT: os coordenadores vão ter autonomia pra aprovar o projeto?
> -
>
> Gisele: O ILDA tem R$ 7mil pra ser executado, um projeto cujo produto
> já está sendo entregue. Vou ter autonomia pra executar o dinheiro? E qual a
> diferença com os outros projetos que já tinham captado?
> -
>
> Tom: esse projeto vc já entregou o produto.
> -
>
> Gisele: estamos falando de critérios. Então pra alguns projetos que já
> têm um cronograma financeiro, entendo que esses acordos deveriam ser
> respeitados.
> -
>
> Tom: os acordos estão sendo revistos. havia uma coordenação e ela saiu
> e está tendo uma outra coordenação
> -
>
> MT: já havia sido acordado sobre os entregáveis da Hewlett que o
> dinheiro seria executado de outra forma.
> -
>
> Tom: as partes são OKI e OKBR
> -
>
> MT: vc pode dizer que o que está assinado é isso e deve ser executado
> assim. Mas o que foi acordado junto com a pessoa responsável pelo
> financiamento (Milena) pode ser executado? O que vc tá dizendo é que vc
> quer rever esse acordo do fundo da Hewlett
> -
>
> Tom: esse tipo de comunicação deve ser feita por e-mail.
> -
>
> MT: vc sabe que essa comunicação não aconteceu e foi tudo
> verbal.Estamos num momento de transição, mas vc sabe que naquele momento a
> formalização não existiu.
> -
>
> MT: fizemos um retiro pra fazer esse programa. Gastamos dois dias pra
> discutir sobre isso. Tom estava e participou da construção desse programa.
> A pergunta permanece. Qual é o critério?
> -
>
> Tom: Toda subcontratação onde houver mudança vai ter que ser
> formalizada por escrito. Temos cinco contratos em negociação. Os
> coordenadores têm que ter autonomia pra definir como os gastos vão ser
> feitos.
> -
>
> MT: é decepcionante ter que rever o que já foi acordado e discutido no
> retiro.
> -
>
> Tom: algumas coisas não ficaram claras no encontro
> -
>
> Abdo: ainda não entendi se teve uma resposta pra pergunta. Acho q o
> Marco falou agora a palavra chave, 'planejamento'. Se há um planejamento
> aprovado, não precisa de microgerenciamento pro que tá dentro do planejado.
> Esse é o sentido de ter um planejamento.
> -
>
> Salma: todos os coordenadores têm o link sobre as formas de pagamento?
> achei que todos sabiam da política. seria bom os coordenadores dos projetos
> saberem.
> -
>
> Gisele: posso usar o CNPJ da OKBr para pedidos de acesso à informação?
> Ou para qualquer outra coisa de um determinado projeto?
> -
>
> Tom: não há oposição a isso, não vejo algo que possa ser problemático.
> Alguém aqui vê algum problema?
> -
>
> Gisele: adiantando a questão legal e jurídica de usar o CNPJ numa
> interlocução com o poder público. Gostaria de ter esse aval por escrito.
> -
>
> Tom: claro, Gisele.
>
>
>
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