[okbr coord] Responsabilidades dos coordenadores da OKBR: reunião de alinhamento
Everton Zanella Alvarenga
tom em okfn.org.br
Quinta Agosto 13 17:00:25 UTC 2015
Alexandre, obrgado pela sua sugestão. Amplexos, Everton
Em 13 de agosto de 2015 13:49, Alexandre Hannud Abdo <abdo em member.fsf.org>
escreveu:
> Seria muito bom no futuro:
> 1. que essas reuniões e suas pautas fossem anunciadas publicamente e
> abertas para discussão, independente da participação na reunião em si ser
> restrita.
> 2. que houvesse o registro de uma ata na wiki.
> A justificativa do primeiro ponto é simples: supor a priori que as
> melhores ideias para resolver os problemas vem das pessoas diretamente
> envolvidas neles, quando há outras pessoas com inteligência e experiência
> interessadas em pensar junto, é má gerência. Isso é independente da questão
> de por quem as ideia serão filtradas.
> Abs
>
> 2015-08-12 12:13 GMT-03:00 Everton Zanella Alvarenga <tom em okfn.org.br>:
>
>> Pessoal,
>>
>> muito obrigado pela participação de todos na reunião de hoje! Acredito
>> que cobrimos pontos importantes da minha proposta
>> <https://docs.google.com/document/d/1kuAc_uHltMx_UFgIPiuRL5f9Y0Q6yEsM_vRJGcQnovE/edit>
>> para discutirmos e é *muito importante esses retornos das lideranças da
>> OKBR* para que possamos melhorar a governança da OKBR e nossa
>> profissionalização. Muitos dos pontos aqui discutidos estarão no Guia de
>> Governança, sendo elaborado pelo GT de governança, assim como outros
>> levantamentos por parte de agentes de nossa rede, a saber, conselhos,
>> parceiros, comunidade e núcleo da OKBR.
>>
>> Não cobrimos todos pontos propostos, mas eu sugiro que eles sejam lidos,
>> comentados e expandidos. Acredito que muita coisa vai melhorar durante esse
>> processo e conto com a compreensão para o momento atual, o de passar
>> algumas informalidades para a formalidade. Teremos, em paralelo ao
>> cronograma do Guia de Governança (versão 1.0) já anunciado, um documento
>> sólido ao final desse *processo*.
>>
>> Os assuntos específicos de cada projeto/programa/prestador de serviço
>> serão analisados e retornados em breve diretamente com as partes
>> interessadas.
>>
>> Abraços,
>>
>> Everton
>>
>>
>>
>> Coordenadores OKBR: reunião de alinhamento - 12 de agosto de 2015
>>
>>
>> Participantes confirmados
>>
>> 1.
>>
>> Everton Alvarenga
>> 2.
>>
>> Gisele Craveiro
>> 3.
>>
>> Natália Mazotte
>> 4.
>>
>> Emerson
>> 5.
>>
>> Salma Louise
>> 6.
>>
>> Marco Pires
>> 7.
>>
>> Alexandre Abdo (entrou no final da reunião)
>>
>> Ausentes
>>
>> 1.
>>
>> Raniere Silva - confundiu-se, então não pode dessa vez
>>
>>
>>
>> Tópicos propostos para discussão (adicionem outros ou comentários):
>>
>>
>> 1.
>>
>> Coordenadores como um time dentro da OKBR
>>
>>
>>
>> -
>>
>> Introdução: apresentação sobre situação da OKBR
>> -
>>
>> Governança: por que sua participação é importante?
>> -
>>
>> GT de Governança
>> -
>>
>> Conselho Deliberativo e Diretor Executivo
>> -
>>
>> Conselhos Fiscal e Consultivo
>> -
>>
>> Coordenadores
>> -
>>
>> Open Knowledge Internacional
>> -
>>
>> Parceiros
>> -
>>
>> Comunidade (lista de e-mails, voluntários, colaboradores em
>> geral)
>> -
>>
>> Profissionalização: da informalidade para a formalidade
>> -
>>
>> Certificação de transparência e auditoria externa
>> -
>>
>> Contas abertas
>> -
>>
>> Estratégia: alinhamento com a estratégia da OKBR
>> -
>>
>> Representação:
>> -
>>
>> Muitos chapeus: quando sou OKBR? quando sou organização X? quando
>> sou voluntário? Quando sou meu programa/projeto? Prestador de serviço?
>> -
>>
>> Imagem institucional
>> -
>>
>> eventos
>> -
>>
>> mídia
>> -
>>
>> Coesão e dinâmica de trabalho
>> -
>>
>> Ambiente de trabalho
>> -
>>
>> satisfação
>> -
>>
>> produtividade
>> -
>>
>> conflitos
>> -
>>
>> respeito
>> -
>>
>> diálogo
>> -
>>
>> comunicação, comunicação, comunicação
>> -
>>
>> Fazendo parte de uma organização
>> -
>>
>> O que espero?
>>
>>
>> b. Relatórios (interno e externo)
>>
>>
>> -
>>
>> Coordenadores:
>> -
>>
>> relatórios dos coordenadores: semanais? mensais? onde?
>> -
>>
>> Horas trabalhadas:
>> -
>>
>> sistema toggl <https://toggl.com/> para relatar suas horas? Dos
>> prestadores de serviço sob sua responsabilidade? Todos casos?
>>
>>
>> c. Infra-estrutura da OKBR
>>
>>
>> -
>>
>> Servidores e domínios: responsabilidades sobre os servidores e
>> domínio: tudo será pago pela OKBR? coordenadores de projetos/programas vão
>> ficar de olho no domínio de seus próprios projetos ou ficará centralizado
>> na OKBR, como ocorre hoje? e se o dinheiro do meu projeto acabar, quem paga
>> o servidor?
>> -
>>
>> Manutenção dos servidores: como vamos resolver a questão de tudo ser
>> mantido de forma voluntária, essencialmente pelo Everton e pelo Edgar?
>> Vamos fazer uma vaquinha e contratar alguém? Dinheiro dos associados?
>> -
>>
>> Apoio da OKI:
>> -
>>
>> qual o apoio da nossa principal parceira?
>> -
>>
>> alguma infra-estrutura: páginas web, domínios, suporte de TI,
>> listas de e-mails
>> -
>>
>> experiência em tocar uma organização: aprendizados e trocas
>> -
>>
>> marca “Open Knowledge” e outras marcas: nossa responsabilidade
>> -
>>
>> Financeiro e contabilidade: responsabilidades da Salma
>> (administrativo-financerio, salma em okfn.org.br ou
>> financeiro em okfn.org.br) e do Raul (contabilidade, contador em okfn.org.br
>> ou raul em okfn.org.br)
>> -
>>
>> Pagamentos e reembolso
>> -
>>
>> Ver em http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Pagamentos
>> -
>>
>> Uso do para Expensify <https://www.expensify.com/> para os
>> recibos
>> -
>>
>> Orçamento de cada projeto:
>> -
>>
>> Ver aqui <http://wiki.okfn.org/Open_Knowledge_Brasil/Financeiro>
>> -
>>
>> Diretoria executiva:
>> -
>>
>> Contratos com financiadores
>> -
>>
>> não deixar para última hora: importância do DE acompanhar todo
>> processo de negociação
>> -
>>
>> Negociação
>> -
>>
>> parceiros e financiadores
>> -
>>
>> Networking
>> -
>>
>> Criar um diretório de contatos
>> -
>>
>> Política de viagens
>> -
>>
>> Telefone/skype
>> -
>>
>> Comunicação:
>> -
>>
>> Qual apoio oferecemos?
>> -
>>
>> Qual vocês esperam?
>> -
>>
>> Mídia social
>> -
>>
>> Blogs (OKBR, Escola de Dados e Ciência Aberta)
>> -
>>
>> Facebook (OKBR e Escola de Dados)
>> -
>>
>> Twitter (OKBR e Escola de Dados)
>>
>>
>>
>> d. Burocracias
>>
>>
>> -
>>
>> Contratos:
>> -
>>
>> todos prestadores de serviços, voluntários ou não, principalmente
>> em projetos financiados, precisarão ter um contrato assinado pelo DE
>> -
>>
>> Regime de contratação: como a OKBR paga seus prestadores de
>> serviços? quem faz os contratos? quem faz a descrição das vagas?
>> -
>>
>> Servidores públicos: caso dos professores universitários
>> (dedicação exclusiva? parcial?)
>> -
>>
>> Estagiários: já podemos contratar estagiários? Qual o
>> burocracia necessária?
>> -
>>
>> Voluntários: certificados para voluntários? Quando?
>> -
>>
>> Overhead da organização:
>> -
>>
>> qual o overhead e por que? Se não consigo atingir o overhead, o
>> que faço? o diretor deve me auxiliar ao planejar o orçamento do meu
>> projeto? como? (hoje está em 10% do valor do projeto, mas estou discutindo
>> com o conselho deliberativo e o financeiro para aumentarmos isso para 15%)
>>
>>
>> -
>>
>> Orçamento dos projetos
>> -
>>
>> Qual é sua responsabilidade? Qual é do financeiro da OKBR? Qual a
>> responsabilidade do DE?
>> -
>>
>> E-mails
>> -
>>
>> Qual devo usar? do meu projeto/programa? da OKBR? quando?
>> -
>>
>> Documentos da OKBR
>> -
>>
>> Google drive
>> -
>>
>> Wiki
>>
>>
>>
>>
>>
>>
>> Notas
>>
>>
>>
>>
>>
>> Representação
>>
>>
>> -
>>
>> Natalia: está claro quando está fazendo alguma coisa da Escola de
>> Dados ou algum outro trabalho. Não há problema com a agência que estão
>> criando (J++). Não incluir treinamento dentro das atividades dessa empresa,
>> pois isso teria conflito de interesse. Não tem dificuldade em identificar
>> os diferentes chapeus. Isso não é revelevante.
>> -
>>
>> MT: +1
>> -
>>
>> Gisele: está mais para ouvir que para falar. Coordenadora de 3
>> projetos, na prática é só um. Temos um processo de governança em desenho,
>> mas muitos já tem projetos aprovados e relacionamento com financiador.
>> -
>>
>> Como vão ficar os contratos informais?
>> -
>>
>> Como fica o projeto Inesc?
>> -
>>
>> Como fica o projeto Ilda? Já está para ser entregue esse mês e
>> tenho recurso para ser executado
>> -
>>
>> Único projeto ativo: Cuidando
>> -
>>
>> Como fica a questão de autonomia nesses projetos nessa fase que
>> está construindo agora sua profissionalização? É a principal dúvida de hoje.
>> -
>>
>> Dúvida do Cuidando, mas colocará depois
>>
>>
>> Ambiente de trabalho
>>
>> -
>>
>> Gisele: Temos que partir de uma base onde os processos estejam
>> escritos. Não demerecendo a parte de comunicação. O que fazer no meio
>> tempo até o “término” da governança em outubro?
>> -
>>
>> Natália: acha que o que tem que ser definido são os relatório que as
>> pessoas estão tocando os projetos têm que fazer para a OKBR. Mas acho que
>> cada programa e projeto, o coordenador define a relação com os prestadores
>> que ficam sob sua supervisão. Não acho que isso interfere na relação com a
>> OKBR e sua accontability.
>> -
>>
>> MT: voltar num ponto que o Tom voltou (respeito, diálogo, resolução
>> de conflito)
>> -
>>
>> sempre procurou agir dessa forma, mas está sentido falta disso por
>> parte do Everton: cabia uma ligação ou algumas atitudes que estão sendo
>> tomadas
>> -
>>
>> Cabe dar o exemplo, não ficar só falando
>> -
>>
>> Todo: Tom conversar com MT
>>
>>
>> Emerson (HackAgenda): se apresentando (estudante do Jorge, começando seu
>> mestrado para terminar em 2017 sobre hacker e governo aberto)
>>
>> Organização: O que espero?
>>
>> -
>>
>> Emerson:
>> -
>>
>> apoio financeiro
>> -
>>
>> ideias e colaboração
>> -
>>
>> HackAgenda é um site colaborativo
>> -
>>
>> Natália:
>> -
>>
>> Tom, o que você espera dessa reunião?
>> -
>>
>> Pessoas tocam projetos que surgiram delas
>> -
>>
>> O que quer dizer os coordenadores fazerem parte de um time?
>> -
>>
>> Tom: regularidade da reunião dos coordenadores. sobre os times, estão
>> organizando a infraestrutura da Open Knowledge e nesse sentido são um time
>> da OKBr. Na qustão da autonomia, os coordenadores têm que ter autonomia,
>> mas alinhando algumas questões da accountability. Se tiver 5 pessoas sob
>> supervisão de um programa, o coordenador vai definir as formas de trabalho
>> da equipe. Mas devem acordar com o núcleo da open knowledge como o report a
>> ela deve ser feito.
>>
>> Projeto “Eu voto”: Ariel deu uma entrevista e não saiu o nome da Open
>> Knowledge Brasil, então em que momento podemos usar essa questão da
>> representação pra fortalecer uns aos outros? É nesse sentido que Tom pensa
>> a questão de ser um time. Importante haver coesão para que tudo ande bem:
>> projetos sob o guarda-chuva da OKBr e a própria OKBr.
>>
>> -
>>
>> Natalia: a gente vai formalizar o que já vinha acontecendo
>> (contrato). As pessoas vão continuar tocando os projetos, mas o que vai
>> ficar mais claro é como vão ser feitos os
>> -
>>
>> Core é a infraestrutura da organização (servidores, financeiro, DE).
>> Os coordenadores de projetos não são parte desse núcleo. O contato com a
>> OKI é feito pelo núcleo. A responsabilidade pelas marcas da OKI é do Tom.
>> Era a intenção que o coordenador da Escola de Dados fosse parte do núcleo.
>> Natália está gerenciando a Escola de Dados. Tom acha importante acompanhar
>> a negociação com os financiadores. É importante que haja acompanhamento.
>> -
>>
>> Gisele: tem que formalizar por escrito a relação entre o DE e os
>> coordenadores. Qual vai ser o cronograma pra isso? COmo esse trabalho se
>> alinha com o da governança
>> -
>>
>> Tom: expectativa é, dps de consultar os atores envolvidos, isso
>> estará terminado junto com o guia da governança
>> -
>>
>> Salma: quer saber dos saldos dos projetos. Como financeiro, quer
>> saber se os coordenadores têm responsabilidade sobre esse valor. Tem
>> autonomia pra isso ou não? Até que ponto precisa falar com a OKBr pra ver
>> se tá certo ou não? Se o coordenador pede, ela faz, no processo atual.
>> -
>>
>> Tom: tem sido assim. ex: Mira - Como o tel não tinha experiência com
>> gerenciamento de projetos tecnológicos, o Tom fez. Tem que ter essa
>> autonomia, mas tem que ter relatórios periódicos. Vai ter a relação direta
>> entre o coordenador do projeto e o financeiro, esse processo vai ser mais
>> claro.
>> -
>>
>> Gisele: não está falando do futuro. fala dos já aprovados, onde já
>> tem verba captada e relacionamento com o financiador. Vai ter essa
>> autonomia? Vai ter que pedir autorização do Tom?
>> -
>>
>> Salma: o medo é esse. Se o coordenador pedir, o financeiro vai
>> executar, mas como não tem nada escrito, não sabe se isso é o certo a fazer.
>> -
>>
>> Tom: tem que ter essa autonomia,que sempre teve, mas temos que ter
>> cuidado. Os cálculos de como os valores vão ser gastos é do coordenador.
>> -
>>
>> MT: pensando em um projeto concreto, como fica a execução da verba da
>> Hewlett
>> -
>>
>> Tom: já temos um recurso. foi assinado com a OKI e houve um
>> subcontratação para Escola de DAdos.
>> -
>>
>> MT: o mesmo caso dos recursos do POD. Com esse da Hewlett, tá
>> acontecendo um entrave que não acontecia antes.
>> -
>>
>> Tom> questão do contrato. Primeiro temos a relação OKBr/Programa e
>> tem a relação contratual.
>> -
>>
>> MT: os coordenadores vão ter autonomia pra aprovar o projeto?
>> -
>>
>> Gisele: O ILDA tem R$ 7mil pra ser executado, um projeto cujo produto
>> já está sendo entregue. Vou ter autonomia pra executar o dinheiro? E qual a
>> diferença com os outros projetos que já tinham captado?
>> -
>>
>> Tom: esse projeto vc já entregou o produto.
>> -
>>
>> Gisele: estamos falando de critérios. Então pra alguns projetos que
>> já têm um cronograma financeiro, entendo que esses acordos deveriam ser
>> respeitados.
>> -
>>
>> Tom: os acordos estão sendo revistos. havia uma coordenação e ela
>> saiu e está tendo uma outra coordenação
>> -
>>
>> MT: já havia sido acordado sobre os entregáveis da Hewlett que o
>> dinheiro seria executado de outra forma.
>> -
>>
>> Tom: as partes são OKI e OKBR
>> -
>>
>> MT: vc pode dizer que o que está assinado é isso e deve ser executado
>> assim. Mas o que foi acordado junto com a pessoa responsável pelo
>> financiamento (Milena) pode ser executado? O que vc tá dizendo é que vc
>> quer rever esse acordo do fundo da Hewlett
>> -
>>
>> Tom: esse tipo de comunicação deve ser feita por e-mail.
>> -
>>
>> MT: vc sabe que essa comunicação não aconteceu e foi tudo
>> verbal.Estamos num momento de transição, mas vc sabe que naquele momento a
>> formalização não existiu.
>> -
>>
>> MT: fizemos um retiro pra fazer esse programa. Gastamos dois dias pra
>> discutir sobre isso. Tom estava e participou da construção desse programa.
>> A pergunta permanece. Qual é o critério?
>> -
>>
>> Tom: Toda subcontratação onde houver mudança vai ter que ser
>> formalizada por escrito. Temos cinco contratos em negociação. Os
>> coordenadores têm que ter autonomia pra definir como os gastos vão ser
>> feitos.
>> -
>>
>> MT: é decepcionante ter que rever o que já foi acordado e discutido
>> no retiro.
>> -
>>
>> Tom: algumas coisas não ficaram claras no encontro
>> -
>>
>> Abdo: ainda não entendi se teve uma resposta pra pergunta. Acho q o
>> Marco falou agora a palavra chave, 'planejamento'. Se há um planejamento
>> aprovado, não precisa de microgerenciamento pro que tá dentro do planejado.
>> Esse é o sentido de ter um planejamento.
>> -
>>
>> Salma: todos os coordenadores têm o link sobre as formas de
>> pagamento? achei que todos sabiam da política. seria bom os coordenadores
>> dos projetos saberem.
>> -
>>
>> Gisele: posso usar o CNPJ da OKBr para pedidos de acesso à
>> informação? Ou para qualquer outra coisa de um determinado projeto?
>> -
>>
>> Tom: não há oposição a isso, não vejo algo que possa ser
>> problemático. Alguém aqui vê algum problema?
>> -
>>
>> Gisele: adiantando a questão legal e jurídica de usar o CNPJ numa
>> interlocução com o poder público. Gostaria de ter esse aval por escrito.
>> -
>>
>> Tom: claro, Gisele.
>>
>>
>>
>
-------------- Próxima Parte ----------
Um anexo em HTML foi limpo...
URL: <https://lists.okfn.org/mailman/private/okbr-coord/attachments/20150813/b3267687/attachment-0003.html>
Mais detalhes sobre a lista de discussão okbr-coord